Desplazar trabajadores a otro país de la UE: certificado A1 y comunicación previa

El certificado A1: seguir cotizando en España

La regla general en la UE es que se cotiza en el país donde se trabaja. El certificado A1 es la excepción: acredita que el trabajador desplazado sigue sometido a la Seguridad Social española durante el desplazamiento, normalmente hasta 24 meses, y evita que tenga que darse de alta en el país de destino.

Lo emite la Tesorería General de la Seguridad Social a petición de la empresa, antes del viaje. Sirve para desplazamientos a cualquier Estado de la UE, del Espacio Económico Europeo y Suiza.

Cuándo hace falta

Para cualquier desplazamiento de trabajo, aunque dure un solo día: una reunión en Milán, una instalación en Lyon, una auditoría en Lisboa. Hay países más estrictos que otros, pero ninguno lo exime por norma.

Qué pasa si no se tiene

Sin A1, las autoridades del país de destino pueden exigir cotizaciones allí e imponer sanciones. En algunos países, como Francia, las multas por no poder presentarlo durante una inspección son elevadas. Además, sin certificado, la cobertura sanitaria del trabajador puede complicarse.

La comunicación previa de desplazamiento

Es un trámite distinto al A1 y lo exige el país de destino, no España. Las normas europeas sobre trabajadores desplazados obligan a la empresa a informar antes del inicio del trabajo, en el portal oficial de cada país, de quién viaja, dónde trabajará, cuánto tiempo y qué hará.

Algunos países exigen, además, designar una persona de contacto en destino y conservar documentos traducidos (contrato, nóminas, registros de jornada) durante el desplazamiento.

Las condiciones laborales del país de destino

Aunque siga cotizando en España, el trabajador desplazado tiene derecho a las condiciones mínimas del país donde trabaja: salario, jornada máxima, descansos, vacaciones y seguridad. Si el desplazamiento se alarga más de doce meses, prorrogables a dieciocho con una notificación motivada, se aplican casi todas las condiciones laborales del país de destino.

En la práctica, eso significa revisar el salario mínimo o de convenio del país y los complementos por desplazamiento antes de enviar a alguien.

Si el trabajador no es ciudadano de la UE

Un trabajador marroquí, colombiano o ucraniano con autorización de trabajo en España no puede trabajar libremente en otro país de la UE. Para desplazamientos de servicios dentro de la Unión existe una vía que facilita su movilidad, pero cada país la aplica a su manera: algunos piden un visado o una autorización específica, otros solo una notificación adicional. Hay que comprobarlo país por país antes de planificar el viaje, porque es el punto que más desplazamientos retrasa.

Si el trabajador viaja a varios países

Hay perfiles que no se desplazan a un único destino, sino que trabajan de forma habitual en varios países: comerciales que visitan clientes en media Europa o técnicos de mantenimiento con rutas por distintos países. Para ellos existe un A1 específico por actividad en dos o más Estados, que se solicita con una previsión de los países y del tiempo de trabajo en cada uno y suele tener validez anual. Evita pedir un certificado por cada viaje, pero exige que la empresa mantenga actualizada la información si cambia el patrón de desplazamientos.

¿Y Reino Unido, Suiza o Noruega?

Suiza y los países del Espacio Económico Europeo, como Noruega, aplican las mismas reglas de coordinación de Seguridad Social que la UE, así que el A1 también sirve. Reino Unido es distinto desde el Brexit: existe un protocolo de Seguridad Social con la UE que permite seguir cotizando en España durante desplazamientos temporales mediante un certificado equivalente, pero la entrada al país ya no es libre. Los españoles necesitan una autorización electrónica de viaje y las actividades permitidas como visitante son limitadas. Lo explicamos en nuestra guía de visados para Reino Unido.

Cuánto se tarda en prepararlo

El A1 suele obtenerse en pocos días si la empresa lo tramita por vía electrónica, aunque conviene no dejarlo para la víspera. La comunicación previa se hace en línea y lleva menos de una hora cuando se conoce el portal. Lo que más tiempo consume es revisar las condiciones salariales del destino y, sobre todo, los requisitos para trabajadores no comunitarios, que pueden tardar semanas.

Lista de comprobación antes del viaje

1. Solicitar el A1 a la Seguridad Social española.
2. Hacer la comunicación previa en el portal del país de destino.
3. Revisar salario, jornada y dietas conforme a las normas del destino.
4. Designar la persona de contacto si el país lo exige.
5. Preparar la documentación traducida que debe estar disponible.
6. Comprobar si el trabajador necesita un permiso por su nacionalidad.
7. Llevar la tarjeta sanitaria europea.

Dos ejemplos

Instalación de una línea de envasado en Francia

Una empresa de Sabadell envía a tres técnicos españoles a Lyon durante dos semanas. Pide los A1, declara el desplazamiento en SIPSI, designa un contacto en Francia y ajusta las dietas. En una inspección, todo está en orden.

Mantenimiento en Alemania con un técnico no comunitario

Uno de los técnicos es ecuatoriano con residencia en España. Además del A1 y la declaración alemana, la empresa comprueba antes los requisitos para trabajadores de terceros países desplazados y los cumple antes del viaje.

Errores frecuentes

• Pensar que para viajes cortos no hace falta el A1.
• Confundir el A1 con la comunicación previa: son trámites distintos.
• Olvidar las condiciones salariales del país de destino.
• Dar por hecho que un residente en España puede trabajar en toda la UE.

Más sobre la gestión de desplazamientos en Global Mobility y en nuestra guía antes de enviar un técnico al extranjero.

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