Movilidad internacional · 7 min de lectura
Carta de invitación para un visado Schengen de negocios: qué debe incluir
Cuando una empresa española invita a un cliente, proveedor o técnico extranjero, la carta de invitación es uno de los documentos que más pesa en su solicitud de visado. Una carta vaga es motivo frecuente de requerimientos y denegaciones.
Una buena carta de invitación para un visado Schengen de negocios identifica a la empresa y al visitante, explica el motivo concreto de la visita, indica las fechas, dice dónde se alojará y deja claro quién paga los gastos. Debe ir firmada por alguien con capacidad para representar a la empresa y acompañarse del resto de documentos del visado.
Para qué sirve la carta de invitación
El consulado que estudia un visado Schengen quiere saber tres cosas: que el viaje tiene un motivo real, que el visitante podrá pagar su estancia y que volverá a su país al terminar. La carta de invitación de la empresa española responde a las dos primeras. Explica por qué viene esa persona, qué va a hacer y quién se hace cargo de los gastos.
Por eso no es un simple trámite. Una carta concreta y bien redactada da credibilidad al expediente. Una carta genérica, de dos líneas, obliga al consulado a pedir más información o a denegar el visado.
Qué debe incluir, apartado por apartado
1. Datos de la empresa que invita
Razón social, NIF, dirección, teléfono y persona de contacto. Es recomendable usar papel con membrete e indicar el cargo de quien firma.
2. Datos del visitante
Nombre completo tal como aparece en el pasaporte, nacionalidad, número de pasaporte, empresa para la que trabaja y cargo. Un error en el nombre o en el número de pasaporte puede generar un requerimiento.
3. Motivo concreto de la visita
Es la parte más importante. No basta con poner "reuniones de negocios". Explica qué se va a hacer: negociar un contrato, visitar la planta, recibir formación sobre un equipo o asistir a una feria concreta. Si hay una relación comercial previa, menciónala: pedidos anteriores, contratos vigentes o proyectos en común.
4. Fechas y lugares
Fecha de llegada y de salida, ciudades que visitará y, si la tienes, una agenda resumida con las reuniones o actividades previstas.
5. Alojamiento y gastos
Dónde se alojará y quién paga el viaje, el alojamiento y la manutención: la empresa que invita, la del visitante o ambas. Si paga la empresa española, conviene decirlo expresamente.
6. Firma
Firmada y fechada por un representante de la empresa con capacidad para comprometerla, con sello si lo tenéis.
Estructura de ejemplo
Cada caso es distinto, pero esta estructura sirve de guía:
[Membrete de la empresa]
A la atención del Consulado General de España en [ciudad]
[Nombre de la empresa], con NIF [número] y domicilio en [dirección], representada por [nombre y cargo], invita a D./D.ª [nombre completo], de nacionalidad [país], con pasaporte n.º [número], [cargo] en [empresa del visitante], a visitar nuestras instalaciones en [ciudad] del [fecha] al [fecha].
El motivo de la visita es [descripción concreta de la actividad], en el marco de [relación comercial o proyecto].
Durante su estancia se alojará en [hotel o dirección]. Los gastos de [viaje, alojamiento y manutención] correrán a cargo de [empresa].
[Lugar, fecha, firma y sello]
Lo que la carta no puede decir
La carta no puede describir un trabajo productivo en España, como montar una instalación, sustituir a un empleado o incorporarse a un puesto. Un visado Schengen de negocios no autoriza a trabajar. Si esa es la situación real, hace falta una autorización de trabajo, y describirlo como una visita solo traerá problemas.
Tampoco conviene exagerar ni prometer lo que no es cierto. El consulado puede comprobar datos, y las incoherencias entre la carta y el resto del expediente son un motivo habitual de denegación.
El resto del expediente del visitante
La carta acompaña a la solicitud, no la sustituye. El visitante necesitará además, en general:
- Pasaporte válido y formulario de solicitud cumplimentado.
- Seguro médico de viaje con una cobertura mínima de 30.000 euros para todo el espacio Schengen.
- Prueba de medios económicos o compromiso de la empresa que asume los gastos.
- Reserva de alojamiento y de billetes, o itinerario previsto.
- Carta de su propia empresa que confirme su cargo, el motivo del viaje y su regreso.
La carta de su propia empresa es tan importante como la invitación: demuestra que el visitante tiene un empleo estable al que volverá.
Cuándo y dónde se pide el visado
La solicitud se presenta en el consulado del país Schengen que sea el destino principal del viaje. Si el visitante va a pasar más días en España que en otros países, corresponde el consulado español.
Puede presentarse hasta seis meses antes del viaje y, como tarde, 15 días antes. En la práctica conviene hacerlo con bastante más margen, porque en algunos países conseguir cita lleva semanas.
El visado Schengen de corta duración permite estancias de hasta 90 días dentro de cualquier periodo de 180 días.
Errores que provocan denegaciones
- Motivo genérico: "reuniones" sin más detalle.
- Datos que no coinciden: nombre, fechas o pasaporte distintos en la carta y en la solicitud.
- No aclarar quién paga: el consulado necesita saber cómo se financia la estancia.
- Firmante sin capacidad: la carta debe firmarla alguien que represente a la empresa.
- Describir un trabajo: un visado de negocios no cubre trabajar en España.
Los requisitos exactos dependen del consulado y de la nacionalidad del visitante. Revisa siempre la lista del consulado donde se presentará la solicitud.
¿Vas a recibir a un visitante extranjero?
Redactamos la carta de invitación de tu empresa y revisamos el expediente del visitante para que llegue completo al consulado.
Consultar la visitaMás información en nuestro servicio de visados de entrada a España.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la carta de invitación para un visado de negocios?
En la práctica sí: es uno de los documentos que acreditan el motivo de la visita, y los consulados la piden de forma habitual.
¿La carta tiene que estar en español?
Lo habitual es redactarla en español o en inglés. Algunos consulados aceptan otros idiomas o piden traducción; conviene comprobarlo.
¿Con cuánta antelación hay que pedir el visado?
Se puede presentar hasta seis meses antes del viaje y, como tarde, 15 días antes. Es recomendable no apurar ese plazo.
¿Puede el visitante trabajar en España con este visado?
No. El visado Schengen de negocios cubre reuniones, formación, ferias o visitas, pero no un trabajo productivo.
¿Quién debe firmar la carta?
Un representante de la empresa con capacidad para comprometerla, indicando su nombre y cargo.