Documentación · 7 min de lectura
¿Apostilla o legalización? Cómo saber cuál necesita tu documento
Un certificado de nacimiento, un título o unos antecedentes penales emitidos en otro país no valen automáticamente en España, ni al revés. Antes hay que ponerles el sello adecuado. La duda es cuál.
Si el país que emite el documento y el país donde se va a presentar han firmado el Convenio de La Haya, basta con la apostilla, un único sello que se pone en el país de origen. Si alguno de los dos no lo ha firmado, hace falta la legalización consular, que tiene varios pasos. Entre países de la UE, algunos documentos públicos no necesitan ninguno de los dos. Si el documento está en otro idioma, además suele hacer falta una traducción jurada.
Por qué un documento extranjero necesita un sello
Una oficina de extranjería en Barcelona no tiene forma de saber si la firma de un registro civil de Bogotá, Lima o Casablanca es auténtica. Para resolverlo existen sistemas de autenticación entre países. Certifican que el documento lo emitió una autoridad real y que la firma y el cargo de quien lo firma son válidos.
Sin ese sello, la Administración puede rechazar el documento, y con él todo el expediente. Es uno de los motivos más frecuentes de requerimientos en trámites como el arraigo, la reagrupación familiar, la nacionalidad o los permisos de trabajo.
Cómo saber qué necesita tu documento
| Situación | Qué necesita |
|---|---|
| Ambos países firmaron el Convenio de La Haya | Apostilla en el país que emite el documento |
| Alguno de los dos países no lo firmó | Legalización consular |
| Documento público entre países de la UE, en los supuestos del reglamento europeo | Normalmente ni apostilla ni legalización |
| Documento en un idioma distinto del que se pide | Además, traducción jurada |
La pregunta clave es siempre la misma: qué país emite el documento y en qué país se va a presentar.
La apostilla de La Haya
La apostilla es un sello o certificado que acredita que la firma y el cargo de quien emitió un documento público son auténticos. Nació con el Convenio de La Haya de 1961, al que se han sumado la mayoría de países del mundo, incluidos casi todos los de América Latina.
Se pone en el país donde se emitió el documento, por la autoridad que ese país designa. Un certificado de nacimiento colombiano se apostilla en Colombia, no en España. Muchos países, incluido España, permiten ya la apostilla electrónica, que se verifica en línea.
Una vez apostillado, el documento es válido en cualquier otro país firmante del Convenio sin más trámites de autenticación. Es el sistema más rápido y sencillo.
La legalización consular
Se usa con países que no han firmado el Convenio de La Haya. Es una cadena de validaciones, cada una de las cuales certifica la anterior. Normalmente:
- La autoridad que emite el documento, o la que la supervisa, lo reconoce.
- El Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen legaliza esa firma.
- El consulado del país donde se va a presentar legaliza la firma del ministerio.
Cada país tiene su propio orden y sus requisitos, y el trámite lleva más tiempo que una apostilla. Por eso conviene empezar pronto, sobre todo si el documento tiene validez limitada.
Documentos de la Unión Europea
Un reglamento europeo suprime la apostilla y la legalización para ciertos documentos públicos que circulan entre países de la UE. Entre ellos están los de nacimiento, matrimonio o ausencia de antecedentes penales. En algunos casos existen además formularios multilingües que evitan la traducción.
No se aplica a todos los documentos ni a todos los usos, así que conviene revisarlo. Un título universitario, por ejemplo, sigue un régimen distinto.
La traducción jurada
Si el documento no está en el idioma que exige la Administración, hace falta una traducción jurada. La firma un traductor habilitado oficialmente, que certifica con su sello que la traducción es fiel al original. En España, los traductores e intérpretes jurados los nombra el Ministerio de Asuntos Exteriores.
Una traducción normal, aunque sea profesional, no sirve en la mayoría de trámites oficiales. Tampoco suele servir una traducción hecha en otro país, salvo que se legalice o apostille a su vez.
El orden correcto
El orden importa, y equivocarse obliga a repetir trámites:
- Obtener el documento original reciente.
- Apostillarlo o legalizarlo en el país de origen.
- Traducirlo de forma jurada, incluidos los sellos de apostilla o legalización.
Si se traduce antes de apostillar, la apostilla queda sin traducir y habrá que volver al traductor. Además, algunos documentos, como los antecedentes penales, tienen una validez limitada para los trámites de extranjería. Hay que planificar para que lleguen vigentes al expediente.
Casos habituales
Antecedentes penales para un arraigo
El certificado del país de origen necesita apostilla o legalización y traducción jurada si no está en español. Es de los que más retrasan el expediente, por su validez limitada.
Certificado de matrimonio para una reagrupación
Acredita el vínculo familiar. Debe estar apostillado o legalizado según el país, y traducido si hace falta.
Título universitario para un permiso de trabajo
Si el puesto exige titulación, el título suele necesitar apostilla o legalización. En algunos casos, además, homologación o equivalencia, que es un trámite distinto.
Escrituras de una empresa española para un visado en el extranjero
El proceso es el mismo, pero al revés: el documento se apostilla en España y se traduce al idioma del país de destino si lo exige.
Los requisitos pueden variar según el país y el trámite. Revisa cada documento antes de pedirlo para no tener que repetirlo.
¿No sabes qué necesita tu documento?
Dinos qué documento es, de qué país y para qué trámite. Te decimos qué sello y qué traducción necesita, y nos encargamos de todo.
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Preguntas frecuentes
¿Dónde se apostilla un documento?
En el país que lo emitió, ante la autoridad que ese país designa. Un documento extranjero no se puede apostillar en España.
¿Qué pasa si el país no ha firmado el Convenio de La Haya?
El documento necesita legalización consular, una cadena de validaciones que termina en el consulado del país donde se presentará.
¿Primero se traduce o se apostilla?
Primero se apostilla o legaliza y después se hace la traducción jurada, para que incluya también los sellos.
¿Los documentos de otro país de la UE necesitan apostilla?
Muchos documentos públicos entre países de la UE están exentos gracias a un reglamento europeo, pero no todos. Hay que comprobarlo en cada caso.
¿Sirve una traducción normal?
En la mayoría de trámites oficiales, no. Hace falta una traducción jurada firmada por un traductor habilitado.